Managementassistent | Secretarieel ondersteuner Amsterdam en Utrecht

Voor de teams Preventie Jellinek, Preventie Jeugd GGZ en Preventie Volwassenen GGZ zoeken wij ter uitbreiding van het secretariaat een managementassistent voor 24 uur per week. De standplaats is locatie Jacob Obrechtstraat Amsterdam en Arthur van Schendelstraat Utrecht

Wat ga je doen?
De preventieactiviteiten en projecten die onze professionals organiseren vereisen een gedegen ondersteuning. Die ondersteuning wordt geboden vanuit een klein secretariaat team van vijf personen. De kandidaat die wij zoeken maakt deel uit van dit team en is daarin een stabiele factor die van vele markten thuis is.
De onderstaande werkzaamheden behoren tot het pakket:

• Je verzorgt samen met je directe collega’s de secretariële ondersteuning van de managers én alle preventiedeskundigen van de drie afdelingen (Jellinek Preventie, Preventie Jeugd GGZ en Preventie Volwassenen GGZ).
• Dat ziet er als volgt uit: Je beheert mailboxen, beantwoord mails en prioriteert de verwerking van e-mail; Je maakt complexe agenda-afspraken en organiseert vergaderingen; Je houdt voorraad bij (kantoormateriaal en folders), Je verricht kopieer werkzaamheden, Je archiveert digitaal; Je hebt aandacht voor de kantooromgeving; Je plaatst bestellingen en handelt de geplaatste bestellingen af; Je maakt de afdelingsnieuwsbrief; Er kan sprake zijn van het notuleren van vergaderingen.
• Je ondersteunt preventiedeskundigen bij de uitvoering van logistieke werkzaamheden, zoals regelen van locaties, zorgdragen voor catering, bijhouden van de uitleen van apparatuur en materiaal e.d.
• Je ondersteunt projecten door het verzorgen van mailingen, cursusmateriaal en folders, winkelbestellingen afhandelen, het maken van certificaten en het verwerken van enquêtegegevens.
• Samen met de teamleden van het secretariaat draag je zorg voor dagelijkse aanwezigheid en (telefonische) bereikbaarheid (op werkdagen) op locatie en fungeert hierbij als intermediair.

Wij bieden jou:

• Arbeidsvoorwaarden volgens de CAO GGZ, schaal 45 (min. € 3020,- en max € 4057,- bruto op basis van 36 uur);
• Het betreft een vacature voor 24 uur per week met de intentie om dit bij goed functioneren na 12 maanden om te zetten in een vast dienstverband;
• Een eindejaarsuitkering van 8,33%, 8% vakantiegeld en je bouwt een goede pensioenvoorziening op bij Pensioenfonds Zorg & Welzijn.

Daarnaast een aantal aantrekkelijke arbeidsvoorwaarden van Arkin:

• Voor woon-werkverkeer en dienstreizen krijg je een 2e klasse mobiliteitskaart, ook te gebruiken voor OV-fiets, of een km vergoeding;
• Korting op verzekeringen bij Univé en Centraal Beheer;
• Een thuiswerkregeling met vergoeding voor werkplekinrichting en vergoeding voor thuiswerkdagen;
• Arkin biedt met 11 specialismen op verschillende locaties ook veel mogelijkheden op langer termijn voor jouw professionele ontwikkeling en persoonlijke groei. Hiervoor hebben we een breed trainingsaanbod;
• Een meerkeuzesysteem waarbij je brutoloon kunt gebruiken voor extra vakantie-uren, fietsaanschaf en aanvullende reiskostenvergoeding;
• Voor jouw welzijn een jaarlijks vitaliteitsbudget van maximaal €100,- (bij een vast dienstverband van minimaal 18 uren per week) en toegang tot het platform Nrgize voor deelname aan activiteiten zoals bootcamp, yoga en salsa dansen. Daarnaast krijg je onbeperkt toegang tot het online cursusaanbod van GoodHabitz.

Wat breng je mee?
Je bent een sociale teamspeler en servicegericht: je kunt goed met veel diverse mensen samenwerken en maakt onderdeel uit van het kleine secretariaatsteam evenals van het grotere geheel: de 3 overkoepelende preventieteams.
Verder ontvangen wij graag jouw sollicitatie als je:

• Je beschikt over een afgeronde, relevante MBO-opleiding, niveau 4 en je hebt relevante werkervaring;
• Je bent een sociale teamspeler en servicegericht: je kunt goed met veel diverse mensen samenwerken en maakt onderdeel uit van het kleine secretariaatsteam evenals van het grotere geheel: de 3 overkoepelende preventieteams;
• Je bent een allrounder en stelt je assertief op bij het ondersteunen van de teams: je anticipeert op wat nodig is en denkt mee qua ondersteuning. Je bent in staat om daarop te reageren op verschillende niveaus van ondersteuning: Je beantwoordt vragen/biedt ondersteuning aan de preventiedeskundigen, assisteert de coördinatoren én ondersteunt de leidinggevenden);
• Je bent handig met Microsoft computerprogramma's (o.a. Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint), je weet om te gaan met (kopieer)apparatuur. Je hebt ruime en recente ervaring met alle pakketten van MS Office;
• Je houdt overzicht in een drukke werkomgeving en weet prioriteiten te stellen;
• Je communiceert zowel mondeling als schriftelijk helder en duidelijk;
• Je werkt proactief, zelfstandig en gestructureerd;
• Je bent bereid om op twee locaties te werken; In Amsterdam en Utrecht
• Je bent creatief en denkt in oplossingen;
• Je gaat discreet met vertrouwelijke informatie om.

Werken bij Arkin
Arkin is dé Randstedelijke GGZ aanbieder met 11 specialismen. Samen zijn we de expert op het gebied van de psychiatrie en verslavingszorg. Met elkaar maken we ons sterk voor de mentale veerkracht van onze cliënten.
Jellinek is één van de 11 specialismen van Arkin. Samen zijn we de expert op het gebied van de psychiatrie en verslavingszorg.

Jellinek is de expert op het gebied van verslaving. Jellinek heeft als eerste in de verslavingszorg een TOPGGz erkende afdeling en biedt daarmee kwalitatief hoogwaardige zorg. Jellinek is sterk in preventie én behandeling.

De preventieafdelingen zetten zich binnen de regio’s Amsterdam, Gooi- en Vechtstreek, Amersfoort én Utrecht in voor psychische gezondheid, een gezonde leefstijl van individuen en het voorkomen van ontwikkeling en verergering van psychische- en verslavingsproblemen bij risicogroepen. Dit gebeurt op een persoonlijke, actieve, laagdrempelige en doelgerichte manier, waarbij wordt uitgegaan van de kracht en de mogelijkheden van mensen. Dit gebeurt door middel van de uitvoer van een breed scala aan interventies waaronder publieksvoorlichting (campagnes, website, folders), trainingen en consultatie & advies, groepscursussen, individuele ondersteuning, persvoorlichting en kortdurend onderzoek. Hierbij wordt samengewerkt met hulpverleners binnen Arkin en een breed extern netwerk van professionals binnen zorg- en welzijnsinstellingen. In totaal beslaat het team zo’n 80 collega’s.

Interesse? 
Voor meer informatie over deze functie kun je contact opnemen met Tamara de Bruijn (Manager Bedrijfsvoering, Jellinek Preventie) via contactinformatie . Zij staat klaar om je meer te vertellen en eventuele vragen te beantwoorden. Deze vacature staat gelijktijdig in- en extern open. Interne voorrangskandidaten gaan voor in de procedure.

Reageren kan zolang de vacature online staat. Hebben wij een nieuwe collega mogen verwelkomen dan wordt de vacature gesloten.

Wij zoeken het liefst zelf naar nieuwe collega’s, dat vinden we wel zo persoonlijk. Acquisitie wordt dan ook niet op prijs gesteld.

Over het bedrijf

Arkin is dé Randstedelijke GGZ aanbieder met 11 specialismen. Samen zijn we de expert op het gebied van de psychiatrie en verslavingszorg. Met elkaar maken we ons sterk voor de mentale veerkracht van onze cliënten.

Bij Arkin werken 4.200 betrokken, gedreven professionals die hun nek durven uitsteken. Zij zijn continu op zoek naar maatwerkoplossingen voor hun cliënt. Daarbij telt kwaliteit, steeds opnieuw. Wij stimuleren medewerkers dan ook via uitgebreide opleidingsprogramma’s zich blijvend in hun vakgebied te ontwikkelen.